Doküman ve Süreç Yönetimi Nedir?

Yapılan araştırmalara göre, bir kuruluşun kurumsal bilgilerinin %80’i ile %95’i arasındaki büyük bir bölümü, kağıt ortamında veya elektronik ortamda saklanmaktadır. Günümüzdeki rekabet ortamında, bir ticari kuruluş için en kıymetli değerin bilgi olduğu ve başarıya giden yolun bu bilgi birikimini kullanabilmekten geçtiğini fark etmemek olanaksızdır. Kurumsal hafıza olarak da tanımlanan bu bilgi havuzunun, depolanmış verilerden organize bilgiye dönüşümü ise, var olan bu kıymetli bilgilerin kuruluşa değer katabilmesi ile katamaması arasındaki farkı oluşturmaktadır.

Doküman yönetimi, “kağıtsız ofis” bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm kayıt, evrak, form ve dokümanların yaşam döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda güvenli bir şekilde kullanılması, saklanması ve yönetilmesidir.

İş akışı ve form yönetimi, kurumsal iş süreçlerinin ve doküman hareketlerinin dinamik iş akışları üzerinden yürütülüp, yönetsel formların dijital ortamda tasarlanıp, kullanıma sunulması ve izlenebilmesidir.

Bu tür sistemler; genel olarak görev atama, belge onaylama, durum bilgilendirme, mesajlaşma, gecikmeleri uyarma ve raporlama özelliklerini de barındırmaktadırlar.

Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilebilir ve

paylaşılabilir olmasıdır.

Doküman Yönetimi  kullanarak elde edebileceğiniz faydalar:

• İş süreçlerinizi yavaşlatan ve veriminizi düşüren kağıtlardan kurtulabilirsiniz.

• Fiziksel evrak dolaşımının getirdiği kayıplar, paylaşılamama, zor erişim gibi sorunları ortadan kaldırarak iş süreçlerinizi  otomatikleştirebilirsiniz.

• Elektronik ortama aktarılan dokümanları, kolaylıkla paylaşabilir, gerektiği kadar sanal kopyasını oluşturulabilirsiniz.

• Evrakların fiziksel dosya ve dolaplarda saklanmasından kaynaklanan  yetersiz indeksleme, fotokopi çekme zorunluluğu, dağınık yapı  ve değerli ofis alanlarının israfına kalıcı çözümler getirebilirsiniz.

• Kağıt ve kırtasiye masraflarınızı büyük oranda azaltabilirsiniz.

• İşletmenizin verimliliğini, dolayısıyla karlılığını arttırarak, benzersiz bir müşteri memnuniyeti elde edilmesini sağlayabilirsiniz.